Membuat Data Siswa Menggunakan Gambar dengan EXCEL

Untuk membuat daftar dengan menampilkan foto di Ms Excel kita bisa menggunakan bermacam-macam cara. Dalam Artikel ini saya mencoba menjelaskan bagaimana kita menggunakan Vlookup, Name Range, Data Validation dan Menampilkan Foto dalam form sederhana di Sebuah Sheet.

1. Kita memerlukan data yang berisi data nama seperti Gambar 1

Gambar 1 Tampilan Data yang akan dicari oleh Tampilan dalam Sheet DataMurid

1. Untuk Kolom A, B, C dan D seperti biasa kita memasukkan data Nomor Induk, kemudian Nama Tanggal Lahir dan Kota. Sedangkan Pada Kolom E kita memasukkan Gambar/Foto dengan cara:
   1. Pilih sel yang akan diberi gambar/foto misalnya E2 kemudian;
   2. Menu/Tab Insert | Picture (pada kelompok Illustration)
   3. Pilih foto atau gambar dengan extension yang diperbolehkan oleh Ms Excel ( Ingat gambar jangan terlalu besar karena akan memakan memory yang cukup besar sehingga file excelnya juga menjadi besar)
   4. Pilih NIM pada Kolom A sampai data Terakhir misalnya A10 kalau datanya hanya 10 orang (kalau lebih maka anda harus mempersiapkan misalnya sampai A100 atau A250 tergantung jumlah data murid yang akan dimasukkan.) Kemudian klik kanan mouse dan pilih perintah Name a Range dan Klik Ok. Lihat Gambar 2 d
      
   

Gambar 2 Name a Range

1. Selesai

1. Beri nama Sheet tersebut misalnya Data.

Langkah selanjutnya adalah mempersiapkan tampilan data seperti Gambar 2


Gambar 3 Tampilan Form Data Murid Satu per Satu

Untuk membuat form ini kita mulai dengan:

1. Ketikan Judul di kolom A yaitu Nomor Induk; Nama; Kota; Tanggal Lahir dan Umur masing-masing di sel A3, A6, A10, A13, dan A16
2. Di Kolom B kita memasukkan beberapa formula dimulai dengan mencari data yang akan kita masukkan ke dalam sel B3. Untuk sel B3 kita menggunakan Data Validation (lebih jauh mengenai data validation dapat dilihat di posting Data Validation, atau http://excel.aurino.com/?p=643)
3. Pilih Sel B3, Pilih Menu/Tab Data
4. Kemudian pada kelompok Data Tools, pilih Data Validation
5. Sehingga muncul dialog box
6. Pilih List pada field Allow dan contreng Ignore blank dan In-cell dropdown
7. Ketikan rumus =NIM {jangan lupa pakai tanda sama dengan (=)}. Kemudian Klik Ok
8. Selanjutnya pada sel B6 masukkan rumus =VLOOKUP($B$3,data!$A$1:$E$10,2),
   yang artinya cari data Nama pada sheet data di range A1 sampai dengan E10 pada kolom ke 2 (kolom B). Jika datanya lebih dari 10 maka kita harus merubah E10 menjadi E100 atau E250 tergantung jumlah data yang diinginkan.
9. Lanjutkan dengan B10 dengan rumus =VLOOKUP($B$3,data!$A$1:$E$10,4)
10. B13 dengan rumus =VLOOKUP($B$3,data!$A$1:$E$10,3)
11. Dan B16 dengan rumus =DAYS360(B13,NOW()), yang artinya tanggal lahir dikurangi dengan hari ini (dihasilkan dengan fungsi now() )
12. Sedangkan untuk B18 kita menggunakan rumus =INT(B16/365)& ” tahun “& INT(MOD(B16,365)/30)&” bulan”, yang artinya:
    1. =INT(B16/365) untuk menghitung berapa tahun kemudian ditambah dengan string ” tahun “
    2. Dan INT(MOD(B16,365)/30) adalah sisa pembagian tahun dibagi bulan dan ditambah dengan string ” bulan”
    3. Sehingga diperoleh xx tahun xx bulan
13. Buat Data Validasi ke dua yaitu MyPic dengan cara:
    1. Menu Formula | Name Manager
    2. Ketikan MyPic pada Name:
    3. Ketikan =INDEX(data!$E$1:$E$10,MATCH(DataMurid!$B$3,data!$A$1:$A$10,0)) pada Refer to: ( untuk data yang lebih banyak maka ubah E10 dengan sel tempat gambar terakhir data demikian juga untuk A10).
    4. Klik Ok.

1. Sedangkan untuk gambar diletakkan di sel F dengan menggunakan Data validasi MyPic.
2. Cara untuk membuat ini adalah sbb:
   1. Letakkan kursor pada sel F3. Kemudian pada Menu Developer (untuk mengaktifkan menu developer dapat dilihat pada catatan di bawah ini) kita pilih Insert | Activex Controls dan Pilih Image
   
   1. Sehingga muncul gambar sebagai berikut:
   
   1. Kemudian ganti =EMBED(“Forms.Image.1″,”") dengan =MyPic
      
   2. Dan sesuaikan besar gambar dengan menarik ujungnya.
   3. Selesai

Catatan:
Pada Excel 2007 untuk menampilkan Developer tab pad menu bar adalah sebagai berikut:

-        Kilk lingkaran (Office Button) dipojok kiri, kemudian klik Excel Options di bawah

-        Centang Show Developer tab in The Ribbon, kemudian klik OK

-        Klik Ok dan Developer tab akan tampak pada menu bar